[Bears]: Комитет городского совета на весь заседание, 29 апреля 2025 года, призван к приказу г -на Клерка, пожалуйста, позвоните в Совет Roll Callahan. Советы вице -президента Коллинза также являются советником Leming Scarpelli, заявив, что президент Bears является представленным шестью настоящими приложениями, а заседание призвано на заказ, будет проведено заседание комитета городского совета Медфорда в 6 часов вечера во втором городском городском зале Медфорда, 85 George B, чтобы проехать в Massachusetts и через дискуссионные действия. Предварительное бюджетное собрание. Номер один, это будет первое предварительное бюджетное собрание бюджетного процесса на 26 финансового года. Мэр сообщил, что следующие департаменты будут присутствовать советом по старению, финансам и закупкам. И просто для примечания, процесс до этого момента, советники представили индивидуальные бюджетные рекомендации для рассмотрения и многие из всего 13 марта. Мы провели заседание комитета всего совместного заседания городского совета и школьного комитета 19 марта 19 марта представил рекомендации по коллективному бюджету мэру 25 марта, и мы проводим предварительные заседания бюджета в период с настоящего момента до 21 мая с начальниками наших департаментов, и мэр представит комплексное бюджетное предложение к городскому совету к пятницу 31 мая 2025 года. Предварительные заседания бюджета и комитет целого будут во вторник, 29 апреля, в 18:00. Завтра, среда, 30 апреля 2025 года, в 7 часов вечера. Вторник, 6 мая 2025 года, в 18:00. Вторник, 20 мая 2025 года, в 18:00. И среда, 21 мая, 2025, в 18:00. Так что с этим это действительно зависит от вас, ребята. Я знаю, что Боб здесь для финансов, а также, возможно, также обзор. Может быть, Нина, ты здесь для обзора. Пэм здесь для Совета по старению, какой бы приказ вы хотели бы принять это, мы возьмем вас.
[Nina Nazarian]: Большое спасибо, президент медведя, если все в порядке с моими коллегами, и я просто организационно думаю, что обзор, вероятно, начнется, - это место для начала, и я также приветствую комментарии директора финансов Дикинсона. На очень высоком уровне мы все еще рассматриваем бюджеты, которые были представлены департаментами, и в настоящее время у нас есть дефицит около миллиона долларов. Мы продолжаем следить за государственными и федеральными фондами как по доходам, так и по грантам, которые поступают, или, возможно, нет. Надеюсь, это не так, но Очевидно, что это очень активная ситуация, которая контролируется каждой организацией, вероятно, между Нация, которая получает любые федеральные средства. Мы продолжаем получать предлагаемое увеличение от внешних организаций. Таким образом, они все еще поступают в этом и сформулируют наш бюджет. И мы видели, как совет знает, мы видели значительное увеличение отходов, нашего контракта на отходы и наших затрат на отходы как сообщества, но также в отношении медицинского страхования, вы знаете, те, но когда мы рассматриваем бюджеты, мы также видим значительное увеличение контрактов по этим бюджетам. Так что очень высокий уровень. Это все, что у меня есть сейчас.
[Bears]: Большой. Режиссер Дикинсон.
[Bob Dickinson]: Что ж, просто чтобы подтвердить, что мне сказали, что они получит более длинную гусенскую. Действительно проще. Да, я думаю. Я не знаю. Я занимаю слишком много места. Хм, это просто подтвердить, что сказал начальник штаба. Хм, вы знаете, мы все еще просматриваем. У нас есть вишня. У нас есть рекомендация Палаты представителей, но рекомендация Сената еще не прошла. И, очевидно, финала нет. Мы снова просматриваем местные квитанции. Хм, из -за того, как выходят счета. У меня нет Полное количество доходов от автомобилей автомобилей будет в этом году, что позволяет нам предсказать, что это будет в следующем году. Это просто добавляет к нашему пятилетнему резюме всего этого. Так вот что я рассматривал. Новый рост с оценщиком, и там есть какая -то помадка, которой мы на самом деле этого не сделали, у нас есть номер, но это может варьироваться в зависимости от Вы знаете, 150 000 долларов в каждую сторону. Итак, мы продолжаем просматривать все это. И, как вы увидите из моего бюджета, есть некоторые увеличения, которые мы не можем избежать оплаты. Поэтому мы должны, мы должны это позволить. Вот где мы находимся в бюджете.
[Bears]: Хорошо, советник Лаззаро.
[Lazzaro]: Спасибо. Я ценю, что вы представляете это. Можете ли вы сказать мне, откуда дефицит на миллион долларов только для нашего понимания?
[Nina Nazarian]: Нам не нужна эта дополнительная гусина для меня и Боба. Там много места для вас. Не беспокойся об этом. Я действительно не мог ответить на это, потому что у нас есть несколько различных бюджетов, через которые мы все еще переживаем, и это не так, как будто мы как -то разграничили, где именно это увеличение. Например, у нас есть контракт в бюджете DPW, который вырос на 66%. Не то чтобы я взял это и добавил это. К сожалению, это просто кумулятивный итог. Я бы даже не знал, как обязательно сделать это, кроме как смотреть на каждый бюджет и, возможно, сказать, что кончено, но это все еще может быть, так что там есть сетка, если это имеет какой -либо смысл.
[Lazzaro]: Только для любого, кто смотрит или что -то в этом роде, только бюджет размером с миллион долларов быстро складывается, и кажется, что это похоже на Значительная сумма, которую мы отстаем, но это не обязательно из -за одной сумасшедшей линии. Это всего лишь много чисел. и формировать этот номер дефицита в этом году.
[Nina Nazarian]: Да, президент несет в себе, через вас к советнику Лаззаро, я ценю тот контекст, который вы предоставили для тех, кто слушал, и я согласен с вами. Мы говорим о бюджете на 200 миллионов с лишним долларов. 1 млн. Долл. США на бюджет в 200 миллионов долларов, очевидно, составляет половину процента. Итак, вы знаете, я действительно думаю, что это не так плохо, как мы видели в прошлые годы, но мы также, как знает совет, сохраняем Очень близко к нашему мнению, что у нас есть серьезный долг, который будет добавлен в бюджет на 27 финансового года в следующем году и как это повлияет на общую картину.
[Bears]: Спасибо. Я думаю, просто очень быстро, и я думаю, что важно уточнить. Сейчас есть С бюджетами, с которыми вы работаете, когда вы говорите дефицит, вы имеете в виду, что прямо сейчас мы прогнозируем, что наши расходы, если мы хотим потратить все, что все департаменты хотят потратить прямо сейчас, будут на миллион долларов больше, чем доход, который мы получим. Таким образом, мы не находимся в дефиците, мы сейчас пытаемся выяснить, как получить расходы до того, что мы ожидаем, что доходы будут или доходы до конца до следующего финансового года, и это для бюджета, начиная с первого июля, и я просто думаю, что это просто хороший контекст для тех, кто смотрит, может быть, впервые, чтобы понять. И мы говорим о бюджете в следующем году и Из некоторых документов и некоторых из разговоров, которые у вас были. Настоящие большие вещи, которые затрагивают затраты, - это фиксированные затраты, которые повышают бюджет каждый год. И мы говорим о договорных обязательствах перед нашими сотрудниками на основе их профсоюзных контрактов, здравоохранения через комиссию по страхованию государственной группы, Пенсионное обязательство, которое мы финансируем, и контракт на мусор DPW. И я думаю, что, учитывая лишь некоторые предварительные цифры, мы могли бы утверждать, что этот миллион долларов поступает из любого из четырех бюджетов в этом году. Я думаю, что они все, я думаю, что даже мусор в этом году почти вырос на миллион. Итак, мы, как и в прошлые годы, видим что наши фиксированные затраты, вещи, которые нам нужно заплатить, потому что мы обязаны по контракту предоставлять им только для обслуживания существующих услуг, а существующий уровень персонала растут быстрее, чем наши доходы растут. И это правда даже с переопределением. Итак, мы были там, где были раньше. Я просто хочу задать вам один вопрос, тогда я пойду к советнику Каллахану, что, если мы не прошли переопределение, учитывая, где мы находимся в этом этапе в бюджете, На что мы будем смотреть на наши школы или для города без этих средств?
[Nina Nazarian]: Спасибо, президент медведя. Во -первых, я ценю дополнительный контекст, который вы добавили. Я думаю, что ваши комментарии и комментарии советника Лаззаро подходят. Что касается того, на что мы будем смотреть, я не смог бы предоставить какие -либо конкретные цифры на данном этапе, но я бы сказал, что мы будем смотреть на сокращения, значительные сокращения. Если это было не для переопределения. Так что, безусловно, ценят, что сообщество, которое делает это, это произошло, потому что это было важно для школ, это важно и для муниципальной стороны организации.
[Bears]: Отлично, спасибо. И я просто думаю, что это важный контекст обоснования для людей, которые услышат, ну, мы не отменяли, и у нас все еще есть дефицит. Ну, вот как много вещей. Вот на что затраты влияют на нас. Советник Каллахан.
[Callahan]: Спасибо. Мой вопрос на самом деле также о переопределении двух с половиной. И я просто, насколько я понимаю, и я хочу убедиться, что это правильно, и для всех, кто слушал, что эти переопределения были переданы, вы знаете, один для школ, один для школ плюс дороги, и, по крайней мере, в тот первый год, когда их нужно потратить в школах. Так что просто чтобы убедиться, что этот миллион долларов не выйдет из переопределения, которое мы прошли, что было назначено для школ, просто хочу проверить
[Nina Nazarian]: в этом. Да, 100% подтверждает, что президент переживает вас через советник Каллахан. Спасибо. Спасибо.
[Bears]: Большой. Спасибо. Все в порядке. Есть ли у нас другие вопросы от членов Совета в это время о бюджете? У меня нет ничего, у меня есть еще один фактический вопрос о контекстном комментарии заземления. Вы упомянули, вы смотрите на местные квитанции и новый рост, вы завершаете новый рост, и вы посмотрели на вишневые листы. Есть ли надежда, что какая -то часть миллиона может прийти из -за некоторой суммы дополнительного дохода, поскольку вы завершаете эти цифры по сравнению с удалением вещей из бюджетов?
[Bob Dickinson]: Это было бы очень приятно. Всегда есть надежда. Я так думаю, наверное. Но пока у нас не будет более твердых чисел, мы не знаем.
[Bears]: Ага. И я просто хотел уточнить, потому что это звучало так, как вы сказали, что это может пойти в любую сторону. И мне просто интересно, возможно ли, что это звучит так, как будто вы основываете его так, как будто это номер дохода, который мы собираемся иметь, и, скорее всего, номер дохода не изменится слишком значительно в любом направлении?
[Bob Dickinson]: Это правильно.
[Bears]: Спасибо. Все в порядке. Если нет дополнительных вопросов об общем обзоре бюджета. Я думаю, что мы могли бы пойти прямо к разговору об этом бюджете по финансам и закупкам. О, я думаю. Да, я думаю, что Шейн должен включить их, чтобы они появились здесь. Отлично, хорошо, мы будем придерживаться финансов. Я просто очень быстро прочитаю. У нас есть 26 финансового персонала, 620 295. Фискальный 26 предложил обычные расходы, 259 840 в общей сложности 881,35. И это с 854 314. Таким образом, увеличение на 25 800 или около 3%. И это происходит от Канцелярский контракт повышается и 2% кола для сотрудников, не являющихся профсоюзом. По прогнозам, затраты на аудит 26 финансового года увеличится примерно на 10 000 человек. Стоимость программы администраторов увеличилась на 7% расходов. А также были расходы на увеличение рекламы, а аренда для копира и новый принтер для чеков вырос, так что. Не похоже на то, что нам не нужно.
[Bob Dickinson]: Ничего земля не разрушается. Опять же, основная часть увеличения, очевидно, - наши договорные обязательства и то, что мы платим за администраторов и то, что мы платим за аудиторов. Мы не можем действительно, мы пытались поговорить с аудиторами и администраторами и определенно попросили об этом. Я думаю, что Кортни на самом деле получила небольшой перерыв в программе администраторов, но это те расходы, с которыми мы сталкиваемся, так что.
[Bears]: Ага. И только для тех, кто наблюдает за аудитом, это независимый аудит, который у нас есть все городские финансы каждый год. А администраторы - это финансовая программа, которую мы в настоящее время используем для города. Верно. Верно. Есть ли у нас какие -либо вопросы по бюджету финансов и закупок. Советник Ценг, спасибо.
[Tseng]: Дикинсон за то, что присоединился к нам. Я часто знаю, когда мы здесь вместе, мы говорим о необходимости, сколько лет финансовому программному обеспечению нашего города, и особенно стало проблемой, когда вы указали на это, когда вы входили, что системы, которые мы использовали, не были системами, которые являются обычными по всему штату или обновлены. И этот вид замедляет рабочий процесс, также делает вещи более сложными. И поэтому я думаю, что мое беспокойство по поводу этой проблемы - это больше, что, я думаю, мы говорим о проблеме, а затем мы вроде как выпускаем банку в будущем, когда именно мы можем увидеть этот переход к лучшей финансовой системе или новой финансовой системе, такой как программное обеспечение. И у него есть эти удары по эффектам Повлияя на своевременность финансовой отчетности, это также может повлиять на расчет заработной платы ретро, различных обновлений заработной платы и финансовых обновлений. Я предполагаю, что здесь есть деньги, по крайней мере, какие -нибудь семенные деньги, чтобы разработать этот график, этот план обновления финансового программного обеспечения нашего города?
[Bob Dickinson]: Нет. Откровенно говоря, Проблема в том, что сейчас, администраторы, хотя она медленная, неуклюжая и несколько сложная в использовании, это то, что у нас есть и что привыкли. Переход, например, есть способы сделать это по частям, например, просто обновить Главную книгу. Нам придется сделать некоторые улучшения в том, как мы работаем с казначейством. Казначейская книга капитала находится в программе под названием Softwrite. И мы будем работать над переходом этого на облачный сервер, потому что сервер для этого необходимо заменить в течение следующего года. Так что я ищу это, но мы разговариваем с действительно изменением в другом программном решении, придется идти поэтапно на протяжении многих лет, и это будет стоить много денег. Я имею в виду, мы говорим к северу от миллиона долларов. Так что я не знаю, я имею в виду, это не то, что мы бы обсудили в моем операционном бюджете, на самом деле, это то, что составило план для выполнения и посмотреть, как мы можем его финансировать.
[Tseng]: Я ценю этот ответ. Я думаю, что это помогает объяснить многое из этого, но я думаю, что из этого советника я хотел бы видеть в будущем, так это то, что мы действительно думаем о том, как выглядит этот переход, даже если он распространяется в течение определенного периода времени, потому что это, я думаю, имело бы долгосрочные положительные последствия для нашего города. И поэтому я думаю, что это никуда не поедет, если мы не начнем сформулировать то, как может выглядеть этот план. Это я говорю для себя.
[Bears]: Спасибо за то, что вы говорите, когда вы говорите, что к северу от миллиона долларов мы говорим один раз.
[Bob Dickinson]: Я должен был уточнить цифры, основываясь на том, что, я думаю, будет процессом. Большая часть этого будет единовременными затратами с точки зрения фактической покупки программного обеспечения. И я просто думаю о том, что есть, большой, есть мунис, но я получил некоторые цитаты для различных модулей и сколько они будут стоить. Покупка программного обеспечения будет большей частью этого. Тогда вам нужно будет приобрести их ежегодную поддержку и контракт на использование программного обеспечения. То же самое, что мы имеем здесь с администраторами. Это на самом деле больше с мунисом. Это дороже. И тогда, вероятно, будет Значительная сумма денег, которую нам понадобится, чтобы Munis Personal пришли и обучить всех использовать новое программное обеспечение. И просто чтобы дать вам представление о его сложности, прямо сейчас, казначейство использует SofTright. Софтрайт поговорит с мунисом лучше, чем будет говорить с администраторами. Мы бы перешли на модуль Главной книги для админов в мунис, если бы выбрали мунис. После этого мы, вероятно, перейдем к переключению через казначейский модуль. Затем после этого мы перешли в Покупка модуля заработной платы. И это вообще избавилось бы от Softrite и, вероятно, избавится от Harper's, поскольку Harper процесса наша плата заработной платы. И мы могли бы иметь все это внутренним в одном. Но опять же, вот как это сложно. Это сотни тысяч долларов. Впереди это, вероятно, как миллион долларов. Затем в течение следующих нескольких лет это сотни тысяч долларов, когда мы постепенно переходим всю систему на что -то вроде муниса. Так что это большой проект. Это займет много ресурсов. Помимо Муниса, нам, вероятно, понадобится внешний консультант для работы над таблицей учетных записей и убедиться, что все системы работали правильно, и у всех было то, что им нужно. Я почти уверен, что в этот момент у нас на самом деле есть инфраструктура в этом здании, чтобы запустить его, что, я не думаю, было всего лишь два или три года назад. Потому что, если мы пойдем в Мунис, все будет облачным. Нам нужна оптоволоконная оптика везде, чтобы фактически запустить программное обеспечение. Нам нужно достаточно пропускной способности, чтобы сделать это. Так что это большой проект.
[Bears]: Ну, может быть, некоторые хорошие новости, которые я слышу, это то, что мы, возможно, заложили некоторые фонды, чтобы мы могли выполнить проект. Но для меня это звучит так, что приобретение и обучение-это единовременные расходы в диапазоне миллиона до середины миллиона, 1 миллион долларов, возможно, больше, чем я вижу, что Нина Пойнт выше в небе.
[Bob Dickinson]: Вполне возможно.
[Bears]: Низкие одиночные миллионы.
[Bob Dickinson]: Низкие одиночные миллионы.
[Bears]: И тогда я думаю, единственная причина, по которой я делаю, заключается в том, что прямо сейчас, Из того, что вы сказали, меня привлекают идею, что мы сейчас оплачиваем ежегодные расходы на подписку для администраторов, Softright и Harper's прямо сейчас. Да. И мне интересно, будет ли комбинированная годовая стоимость муниса, в конечном итоге перемещение всех их в Мунис в конечном итоге выровняется или, возможно, будет ниже.
[Bob Dickinson]: Это определенно не будет ниже. Я бы предположил, что это, вероятно, примерно то же самое. Хорошо.
[Bears]: Хорошо, мы пойдем, я думаю, я видел советника Каллахана, а затем советника Лейма, советника Каллахана.
[Callahan]: Сколько времени вам понадобится, чтобы написать один или двух страничный документ, который, по сути, излагал разницу между сохранением программного обеспечения, которое у нас есть, и переходом на новое программное обеспечение, как с точки зрения подобных первоначальных затрат, долгосрочных затрат, например, в какой момент мы не будем расти или начнем экономить деньги, если мы перейдем к новому программному обеспечению. работать, это было бы? Как вы думаете, вы могли бы поместить это в документ с одной или двух страниц и будет ли это ужасно обременительно для вас?
[Bob Dickinson]: Я так не думаю. Я еще не попал в кровавые детали этого, но я не думаю, что было бы так сложно просто изложить, как я вижу, как это работает.
[Callahan]: Мне просто интересно, потому что, вы знаете, я слышал, что все эти имена различного программного обеспечения происходят вокруг, а затем все эти разные суммы денег, и, и я, у меня возникают проблемы с обертыванием головы, если это не так, как записано. Поэтому я был бы очень признателен, что я не знаю, если вы знаете, что вы знаете, что Совет стоит, стоит времени для персонала, чтобы любить собрать, как одностраничный док, только из основных контуров, но я был бы признателен.
[Bears]: Я бы посчитал, что предложение советника Каллахана попросить финансового директора собрал документ с одной страницей, в котором изложен процесс для перехода.
[Callahan]: Я рад сделать это движение, если у кого -то нет, прежде чем я начну делать движение. Есть ли кто -нибудь, кто похож, нет, не делай этого, потому что я рад сделать это движение.
[Bears]: Есть секунда в движении. Мы пойдем к начальнику совета Стеф.
[Nina Nazarian]: Я не для записи. Но я хочу поделиться некоторыми из соображений, с которыми Боб сталкивается на данный момент, потому что я думаю, что это должно быть указано здесь сегодня вечером, и вы можете знать, что у нас есть вакансия в нашем бюджетном менеджере, помощник финансового директора. В настоящее время мы пытаемся на борьбе с этой позицией. Ну, нанимайте для этой позиции, а затем на борту этой позиции. И есть ряд сроков и ожиданий между сейчас и 30 июня, верно? Так что я просто говорю все это, чтобы изложить, какими могут быть ограничения ресурсов на немедленном горизонте. А потом я знаю, что Боб входит в его напряженный сезон. Так что я пытаюсь сделать это для Боба на случай, если у него есть другие дополнительные вопросы.
[Callahan]: Возможно, я установил срок от 31 июля, чтобы сделать это, так что это не так, как во время бюджетного сезона. Если вы можете закончить бюджетный сезон, а затем вы знаете. Это всегда бюджетный сезон осенью. Я знаю, я знаю. Я не знаю, полезно ли это.
[Bob Dickinson]: Я все время занят. Когда -нибудь этим летом я мог бы собрать это вместе. Другое соображение заключается в том, что вы знаете, когда мы говорим об этом, все слышали о мунисе, ну, не все здесь. Очень немногие люди, вероятно, слышали о мунисе, но люди, которые делают мою работу, слышали о мунисе. Есть и другие программные решения для этого. Независимо от того, является ли это еще одной частью всей этой головоломки, мы бы не позвонили бы Tyler Technologies и сказали: «Эй, установите мунис здесь. Вот миллион долларов. Мы должны Нам нужно исследовать другие решения, и, очевидно, закупки взглянули на это, просто потому, что мы должны сделать нашу должную осмотрительность. Если мы смотрим на составление своего рода очередей того, что потребуется, если бы вы не слишком обеспокоены настоящими деталями кровага о том, как работают эти системы, это не займет много времени. И я могу поместить это в свой календарь, чтобы сделать Как только мы все получим бюджет, у меня будет работать мой новый, надеюсь, новый помощник финансового директора.
[Callahan]: Большой. В этом случае я хотел бы сделать какое -то простое движение. Я не собираюсь вкладывать кучу деталей, потому что я думаю, что вы понимаете, что мы ищем. И предложение состоит в том, что мы просим документ, в котором изложено, что потребуется для Медфорда, чтобы обновить наше финансовое программное обеспечение.
[Bears]: Хорошо. И могли бы мы попросить это к сентябрю ... первым? Первый день? Это был день, когда я собирался сказать? Я собирался сказать 30 сентября.
[Callahan]: Это тоже нормально. Идеальный. К сентябрю это не имеет значения. Я думаю, что все в порядке, пока в этом году.
[Bears]: Все в порядке. Есть ли секунда в этом движении? Совет Лаззаро? Все они в пользу?
[Callahan]: Шанс.
[Bears]: Против? Движение проходит. Есть ли еще вопросы, советник Келлогг? Хорошо, мы пойдем к советнику Лемингу.
[Leming]: Так что у меня был этот вопрос уже несколько минут, но разговор, возможно, пролил некоторый свет на это. Но все же мне любопытно. В вашей голове, что вы видите в качестве крупнейшего барьера для фактического обновления финансового программного обеспечения? Первая стоимость, фактическое устранение неполадок с закупкой и интеграцией новой системы, или это обучение персонала для использования чего -то нового? Потому что казалось, что это три вещи, о которых вы говорили только сейчас. Мол, что из тех, что вы как бы боитесь, когда думаете об этом?
[Bob Dickinson]: Номер три, обучение. Очевидно, что первоначальная стоимость - это большое количество. Как мы туда добираемся, я лично не знаю. В этом городе есть много разных вещей, которые нуждаются в миллионе долларов, откровенно говоря. Как только это будет сделано, тогда, когда у вас есть деньги вместе, тогда фактически установка программного обеспечения и выполнение этого, вы знаете, это делается профессионалами и консультантами. Это не имеет большого значения. Создание, вы знаете, убедившись, что это большое дело, но это то, что не повлияет на повседневные операции города. Они установили бы программное обеспечение, они убедились бы, что оно на самом деле делает то, что оно должно было делать, они могли бы убедиться, что оно может правильно подключиться к Softwrite, чтобы мы могли получить этот аспект его работы. И в будущем, вы знаете, если мы Выходите из Харпера и перейдите в модуль заработной платы. Есть целое, есть куча разных модулей, которые есть Muniz. Мы, вероятно, начнем с Главной книги и модуля AP. Итак, что делает администраторы прямо сейчас. А потом мы постепенно переехали в казначейский модуль. Есть контрактный модуль, который делает закупки, и этот рабочий процесс намного проще. Тогда у вас есть для казначейского модуля, который включал бы, вы знаете, недвижимость, личное имущество, налог на акциз на лодках, налог на акцизный налог на автомобиль, который, например, должен был подключиться к Келли и Райану, которые, вы знаете, следят за людьми, которые не платили свой налог на автомобиль в течение некоторого времени. Но это все сделано людьми, которые Вы знаете, они обучены, это то, что они делают. Это сложно, но мы будем тестировать эти системы и следить за тем, чтобы они работали. Это не повлияет на повседневную деятельность города. Но как только вы получите это, и вы переключитесь на новую систему программного обеспечения, вы знаете, вы используете Microsoft Excel всю свою жизнь, и теперь вы должны использовать некоторые, вы знаете, Google Docs. Как будто вы не привыкли использовать эту другую систему. Многое из этого работает аналогичным образом, но не все. Таким образом, обучение всех в городе, которые должны были бы сделать переход, учитывая, что многие люди были здесь годами и годами, используя администраторы. Они привыкли к тому, что они делают. Это было бы. длинный и сложный.
[Leming]: Таким образом, с точки зрения времени этого, думаете ли вы, что лучшая временная шкала будет, возможно, когда в вашем отделении появится множество новых людей, которые более склонны изучать новые системы? Потому что я просто пытаюсь подумать, когда будет лучшим временем для этого, если самый большой барьер - это сотрудники, чтобы делать что -то новое.
[Bob Dickinson]: Я стараюсь не заботиться об этом, но дело в том, что администраторы используются по всему городу. Каждый отдел использует его каким -то образом. А получить выгоду от наличия новой интегрированной системы означает, что люди должны привыкнуть к тому, как это будет работать. Я знаком с Мунисом, потому что я использовал его в своей предыдущей позиции. Одним из преимуществ этого является, например, рабочий процесс кредиторской задолженности. Кто -то вкладывает заявку, которая автоматически идет в начальник их отдела. Глава департамента одобряет это, и он идет на финансы, чтобы убедиться, что там достаточно денег, чтобы заплатить за это. Это идет на закупки, если это на определенном уровне. Это все по электронной почте. Но это все, вы знаете, есть конечный пользователь, затем есть глава отдела, затем есть финансы, затем есть закупки. И это превращается в PO, так что это снова закупки. И все это сделано с помощью рабочего процесса, все это сделано по электронной почте. Вы просто получаете электронное письмо, вы нажимаете на него, вы идете, хорошо, это ... Это то, что они ищут, и вы подписываете это. Но суть в том, что все из клерка в одном отделе, через начальник отдела, через всех других людей, которые должны были бы подписать это, все они должны научиться делать это с системой. Так что это влияет, это не только то, что если Finance имела кучу, я имею в виду, я уверен, что люди в финансах, которые постоянно используют администратора, я не сомневаюсь, что я могу научить их использовать мунис довольно быстро. Но во всех департаментах школы, во всех департаментах города, есть много людей. Есть много людей, которые вдруг придется использовать новую систему, когда мы кусаем пулю. И это может пойти очень хорошо. Это может занять много тренировок.
[Leming]: Ну, я думаю, где я попадаю в то, что у меня не сложилось впечатление, что когда -либо будет определенный период времени, когда это не будет проблемой. Поэтому, если мы не планируем продолжать использовать одну и ту же систему навсегда, если бы произошел случай, что делать это через 10 лет будет идеальным временем, было бы лучшим временем, чтобы фактически сделать этот переключатель, и это одно. Но если вы этого не думаете, но если переключение всегда будет сложным процессом, даже если у нас будет долгосрочные выгоды,
[Bears]: Вот и все. Я не хочу слишком многое. Я делаю, вы знаете, в одну 100 -ю версию того, что вы делаете в моей дневной работе. Но по сути, вы говорите, что мы бы были в конце этого процесса, нам пришлось бы перепечтировать всех, кто что -либо покупает в городе, как что -то купить. Убедитесь, что все материалы заработной платы проходят плавно, и каждый, кто был заплачен городом, продолжает платить правильно, а также пересматривать не только людей, которые работают в здании, но также познакомили жителей с новыми способами оплаты большинства своих налогов или сборов в город через Казначейство.
[Bob Dickinson]: Я даже не добрался до фактических онлайн -платежей и прочего. Эти системы будут интегрироваться с мунисами. Я знаю, что я участвовал в том, чтобы сделать что -то из этого для Нантакета. Я знаю, что это может сделать это. Настройка его - еще один аспект этого.
[Bears]: Ага. ХОРОШО. И я просто поместил это там. Я согласен с, я думаю, духом совета, то есть лучшего времени, не будет в ближайшее время, чтобы начать с этого. Но также я имею в виду, по сути, мы будем говорить, по крайней мере, в течение некоторого периода времени, мы будем платить за новую систему, продолжая платить за старую систему, вероятно, запустив обе системы параллельно, пока мы не уверены, что новая система не собирается выходить из строя, вы знаете, вы, очевидно, не можете пропустить прогон Payroll, верно? Поэтому я понимаю масштаб и масштаб того, о чем вы говорите, но я думаю, что этот документ - хорошее начало. Я действительно думаю, что вскоре после этого мы должны попасть в грязную песню о том, как он выглядит в CIP, чтобы оплатить единовременные расходы здесь? Насколько значительно, очевидно, в зависимости от торга и какого решения в итоге выбран, мы говорим об огромном, Знаете, 250 000 долларов, 500 000 долларов США, 750 000 долл. США на операционный бюджет? Мы говорим о как 50 или 100 000? Потому что я действительно думаю, что когда мы говорим о том, чтобы постоянно находиться в нехватке миллиона долларов, когда мы пытаемся делать бюджет каждый год, это было бы влиятельным для меня, вы знаете, если мы говорим о еще миллионе против 100 000, этот порядок власти, но, но, но, но, но, но, но, но, но, но, но Просто ценю, что вы проходите через это. Единственное, что я хотел спросить, вы просмотрели, как рабочий процесс AP будет работать с новой системой. Как это выглядит сейчас?
[Bob Dickinson]: В основном это бумага.
[Bears]: ХОРОШО. И я думаю, что это просто тот тип скрытого элемента стоимости этого, я думаю, это то, что, возможно, стоит отметить или попытаться отметить в документе, который вы придумали в течение следующих нескольких месяцев. Потому что это единственная часть этого, где, я думаю, могут быть огромные преимущества в том смысле, что если мы сможем получить систему, которая гораздо более эффективна, сколько часов работы мы спасаем людей в вашем офисе, а также всех людей, которые вкладывают POS, и всех, кто работает в сокровищнице, которые могут пойти на что -то еще? Потому что это не так, вы не видите его в позиции, но если клерк тратит 10 часов в неделю Или 15 часов в неделю в отделе, делая в основном это, и под новой системой, это будет от двух до пяти часов в неделю. Это также значительное финансовое влияние на город в долгосрочной перспективе. Поэтому я знаю, что это трудно определить, и я не прошу вас количественно его определить, но я просто думаю, что это часть разговора. Цель этого - не просто, может быть, облегчение поставки городских финансовых, поместить модуль MUNIS, чтобы показать его на веб -сайте, он также пытается сделать его так, чтобы люди в этом здании могли Например, сосредоточьтесь на других работах, а не на необходимости перемещать бумагу туда -сюда, чтобы купить бумагу. Поэтому, если вы хотите прокомментировать что -то из этого, я не хочу вас не допускать.
[Bob Dickinson]: Да, но это дает вам впечатление, насколько сложно измениться все это. Ага. И мы даже не прикоснулись к заработная плата, когда заработная плата будет полностью электронной. Таким образом, каждую неделю департаменты будут вступать в заработную плату в мунис, а затем это будет проходить прямо в казначейство и прямо в файл, который уходит в банк для электронных транзакций. Это снова, это вы знаете, это будет на втором этапе или третьей фазе этого проекта, но вы можете представить, насколько сложно было бы обучить всех тому, как это на самом деле работает. Да, хотя все, чтобы все раз в неделю получали свой чек.
[Bears]: Да, так что на заднем плане вы экономите десятки и сотни часов, но добраться туда огромное количество удовольствия.
[Bob Dickinson]: Да, в этом есть много авансовых затрат.
[Bears]: Да, я Я ценю обсуждение, ценю, что вы что -то написали. И последнее, вы знаете, я думаю, я все еще думаю, что это важно. Я все еще думаю, что это проблема. Вы знаете, когда вы впервые пришли и пару лет назад, когда я сказал, что было меньше знакомства со сложностью систем, которые у нас есть, вы знаете, я надеюсь, что вы здесь, как долго, как вы хотите остаться здесь и через нас, переходя к новым модулям и новой финансовой системе. Как мы делаем, вы знаете, что из -за отсутствия художественного термина, я часто занимаюсь операциями и финансовыми работами, называемыми автобусным фактором, то есть, если вдруг у нас не было здесь Боб Дикинсон, как мы можем передать знания, которые у вас есть, или способность кого -то войти и сказать, я понимаю, как работают эти системы, что мы можем сделать бюджет, провести аудит, никогда не запустить платежную обширку и набое.
[Bob Dickinson]: Значит с нашей существующей системой?
[Bears]: Да, только если вы знаете, если предположим, что вы движетесь, или вы уходите на пенсию или что -то в этом роде.
[Bob Dickinson]: Меня сбит автобус.
[Bears]: Вы попали в лотерею, давайте сделаем это позитивным, мы назовем это знакомым, который, как вы знаете.
[Bob Dickinson]: Хорошо.
[Bears]: Вы попали в мега миллионы.
[Bob Dickinson]: Похищен инопланетянами.
[Bears]: Похищенные инопланетянами, вы знаете, что мы могли бы идти в любом направлении, но вы знаете, и кто -то должен войти и продолжать управлять городом. Я знаю, что это было тяжело, что было много тренировок, которые должны были понять, как работают наши старые системы и интегрируются так
[Bob Dickinson]: Прямо сейчас, поскольку у меня нет директора по финансам помощи, поэтому мы усердно работаем, чтобы привлечь туда нового человека и обучать его, это было бы, я постараюсь не быть похищенными иностранцами в ближайшие несколько недель. Но это не так, есть очень много, есть очень много вещей, чтобы узнать об этом, но не то, что город не может бежать без меня. Это просто идти в ногу со всем и иметь знания, чтобы знать, как все должно быть настроено с точки зрения настройки таблицы учетных записей, настройки кодов казначейства, следя за тем, чтобы все эти вещи фактически были правильными. Создание записей журнала для аудитов. И это то, что кто -то, вы знаете, когда вы вышли, чтобы заменить меня, этот человек должен был бы знать подобные вещи. Просто это в природе этой позиции. А потом, очевидно, как это было, когда я был, во время промежутка до того, как меня наняли, вы знаете, есть консалтинговые фирмы, которые, как вы знаете, в частности, имеют людей, которые могут вмешаться и делать это. Да, потребуется некоторое время, чтобы встать на скорость в том, как работают администраторы и программное обеспечение, и что нужно, чтобы перенести его в Мунис. Конечно, или другая программа.
[Bears]: Ага. И я ценю это. И, и вы знаете, я говорю, чтобы как -то пойти на консультации, но и отметить, как, Есть люди, которые используют эти системы долгое время. В этих системах есть причуды. Есть, наверное ... Маленькие вещи, которые, вы знаете, кто -то узнал, и теперь они знают, вы знаете, это делает вещи намного быстрее, я думаю. Или, вы знаете, когда они что -то ищут, они обладают этими институциональными знаниями и опытом. Это означает, что, несмотря на то, что система является неуклюжей и сложной, после того, как они узнают, о, мягкая запись, если я нажимаю на эту кнопку, чтобы подключить ее с администраторами таким образом, это намного проще, чем пытаться посмотреть на Google или что -то еще, вы знаете. И я думаю, вы знаете, опять же, это больше работы для офиса, о которой он перегружен, и вы первый отдел, от которого мы слышим, и я предполагаю, что каждый отдел, который мы слышим, будет говорить о недостаточных ресурсах и перегруженности. Но я думаю, что одна из причин, по которой мы, по крайней мере, я находимся в Совете в бюджетном процессе 23 финансового года, и, вы знаете, что произошло там, и этот промежуточный период между позициями финансового директора. Одна из причин, по которой я думаю, и советник Ценг тоже здесь, и советник Коллинз, и я уверен, что советник Скарпелли также сказал бы это, одна из причин, по которой я думаю, мы намерены и сосредоточились на этой идее перехода в новую систему, заключается в том, что мы увидели, что произошло, когда существующая система не имела людей с этим институциональным знанием, и они изучали эти институциональные знания на работе, пытаясь собрать вместе бюджет. Это был не тот процесс, который у нас есть сейчас, что, я думаю, действительно великолепен. И я говорю это в основном, чтобы быть позитивным и сказать, Знаете, довольны тем, как все работает и впечатлена, это никогда, это никогда, была двойная запись или что -то в этом роде. Как будто система работает, вы получаете нам информацию, хотя это не лучшая система. Что -то, если мы будем говорить о трех, пять, шестилетнем временной шкале или более для перехода к новой системе, о которой мысли Боба и Кортни или Книга мыслей Джуди и Лизы, которые мы нашли обходные пути, которые мы нашли, как что -то вроде такого, ты зная, ты знаешь, ты знаешь, ты знаешь, ты знаешь, ты знаешь, ты знаешь Я просто вспоминаю этот конкретный случай, который мы пережили вместе.
[Bob Dickinson]: Да, это так, это произошло для меня, и для этого определенно есть документы. Это не так, это не формально. Ага.
[Bears]: Вы знаете, да, нет, и я ценю это, и я думаю, вы знаете Даже просто сопоставляя их и говоря, в случае пожара, сломайте это стекло, вот где книга. Это могло бы пойти, вы знаете, я никогда не хочу снова быть в этом бюджете. Это, вы знаете, это не здорово, но это намного лучше. Хорошо, какие -нибудь дополнительные вопросы для финансов и закупок? Не видя, мы пойдем в Совет по старению. Спасибо. Спасибо, Пэм, за то, что я сидел, и я как бы пытался положить конец совету, говоря о финансовых и закупленных системах. Я просто очень быстро прочитаю. У нас есть 26 финансового бюджета 264 064 долл. США, а обычные расходы - 16 000 долл. США. И это увеличивается примерно на 3000 долл. США или 1% с 277 157 долл. США до 280 064 долл. США. И похоже, что все увеличения находятся в зарплате и одном офисном оборудовании. Таким образом, около 5400 долларов США в колах, увеличение договора офисного оборудования на 20 долларов. И похоже, что в обычных расходах произошло сокращение некоторых из предлагаемых бюджета на телефон и интернет. С этим я пойду к вам, директор Пэм Келли, Совет по старению.
[Pam Kelly]: Спасибо, советники. Спасибо, что имели нас сегодня вечером. Как только что упомянул советник, да, существует небольшое увеличение части заработной платы четырех сотрудников, которые находятся на заработной плате за муниципалитет, и это связано с Извините, сотрудники, не являющиеся Сола, и, очевидно, увеличиваются один сотрудник профсоюза. Снижение телефонного интернета было связано с покупкой общегородства для обновления телефонов, и все счета были заключены в соответствии с одним Новый отдел, ИТ -отдел, который, как я полагаю, несет это сейчас. Так что у нас нет телефонов. У нас есть телефоны, но нам больше не нужно беспокоиться о выставлении счетов. Есть вопросы?
[Bears]: Не стесняйтесь добавлять все, что вы хотите, а затем мы пойдем на вопросы.
[Pam Kelly]: Хорошо. Наш бюджет действительно прост. В это не так много включено для Совета по старению. И я думаю, что это в значительной степени самоэкспланирующе для того, что у нас есть. Но если есть какие -то вопросы для меня, пожалуйста.
[Bears]: Есть ли у нас какие -либо вопросы для Пэм, Совет по старению? Советник Лаззаро.
[Lazzaro]: У меня нет вопросов. Я просто ценю, что ты здесь. И это в значительной степени финансируется, насколько я понимаю. Поэтому я хотел бы, чтобы мы имели больше с тем, что мы могли бы дать вам и улучшить ваши предложения. Но я имею в виду, вы много делаете с тем, что у вас есть сейчас. Я знаю. И я знаю, что вы действительно похожи на то, что вам дали даже сейчас, было бы здорово для вас, надеюсь, скоро когда -нибудь. Но я ценю вашу презентацию.
[Bears]: Спасибо, большое спасибо. У меня просто комментарий и вопрос. Я просто хочу поблагодарить вас за работу с членами совета, вы знаете, вся команда там, Сюзанна и все остальные за создание сессий прослушивания. Я знаю, что несколько советников больше взаимодействуют со старшим центром в официальном официальном качестве, не только на мероприятиях, но и о том, как эти сессии слушания. Так что я действительно хочу поблагодарить вас за это.
[Pam Kelly]: И мы действительно ценим это, потому что многие из наших участников нелегко добраться сюда, в мэрию. Так что, чтобы вы все сходили раз в месяц В разное время это полезно, и они ценят это.
[Bears]: Потрясающий. Спасибо. А потом, просто мой другой вопрос, я знаю, общий бюджет фонда, вы знаете, этот бюджет оплачивает людей, а офисные поставки, в основном, правильные, но вы получите другие средства, не могли бы вы сказать нам, вы знаете, штат и другие грантовые средства, чем то, как выглядит эта программа?
[Pam Kelly]: Абсолютно. Итак, у нас только недавно был бюджет CDBG. Прямо сейчас это не было Подтверждено, но я надеюсь, что я получу 24 000 долларов, что поможет для четырех различных областей дополнительного программирования и ресурсов, которые мы используем. Другой бюджет, который мы получаем, от государства. Государство на самом деле, для всех старших центрированных сообществ, там 350. Вы основаны на своем населении. Пожилые люди в возрасте 60 лет и старше. Таким образом, на основе федеральной переписи 2020 года у Медфорда 12 766 пожилых людей в возрасте 60 лет и старше. И нам гарантировано взрослого годовой ставка. Таким образом, в настоящее время это 15 долларов на взрослого, и этот фонд - это то, что мы на самом деле используем для всех занятий упражнениями, все дополнения, которые не охватываются в муниципальном бюджете. Итак, наш водитель для нашего фургона, некоторые из наших мероприятий, службы Mystic Valley Elder, Title III, некоторые из Вещи, которые могут упасть между разрывом, который не полностью покрывается муниципальным бюджетом.
[Bears]: Отлично, спасибо. И да, я просто думаю, что другая замечательная вещь об этом процессе, и есть так много контекста, это городской бюджет.
[Callahan]: Правильный.
[Bears]: Но городской бюджет на самом деле не все деньги, которые городские департаменты тратят на то, что они делают. И так, например, вы знаете, это почти Вы знаете, еще сотня, почти 200 000 долларов. Правильный. Ага. То, что вы используете для всех других программ, которые абсолютно любят наши пожилые люди. Так что я просто думаю, вы знаете, как мы можем говорить о напоминании всем, вы знаете, это, вы можете увидеть этот лист бумаги и сказать, ну, что мы делаем? Ответ в том, что он идет откуда -то еще.
[Pam Kelly]: Правильный. Другие области. И мы также делаем много написания грантов.
[Bears]: Ага.
[Pam Kelly]: Это очень полезно.
[Bears]: Потрясающий. Ну, большое спасибо. Я не вижу больше вопросов. У вас есть ходатайства? Хорошо, спасибо, режиссер Келли.
[Pam Kelly]: Спасибо.
[Bears]: Это были наши два отдела и наш обзор на сегодняшний день для комитета всего собрания. Есть ли у нас дальнейшее обсуждение или есть ходатайство? По ходатайству о том, чтобы сохранить документы в комитете, указать движения и вопросы и отступить. Я не думаю, что у нас есть. У нас было предложение от советника. Это от советника Ценга, поддержанного. Поддержан советником Лемингом. Все они в пользу? Против? Движение проходит. Встреча отложена. Мы будем на регулярной встрече всего за минуту в течение семи, чуть -чуть после семи часов. Спасибо.